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借Office工具提升思维和呈现的能力

中央指出：“革命化、知识化、专业化这一过去经常重复的干部组织路线，必须重新强调并扎扎实实地落实”。

一、 现阶段职场制作和使用电子文档的不专业问题

现阶段人们在制作文档的过程中，常常因急功近利的心态而导致文档制作过程虽然挺快，但调整和修改时却会遇到很多麻烦，经常让人们将时间和精力浪费于简单、重复性过程之中。所以，就会产生“工作总是做不完”的感觉。

主要原因就是，虽然文档制作过程大多借助了相关工具（如Office软件或WPS），以期提升处理的效率。但是，常常又因缺乏（思想和工作方法方面的）专业训练，导致文档处理过程达不到专业水平。不专业的工作状态反过来既影响文档的处理效率，也影响了文档呈现的质量。

所谓不专业状态的表现就是，常规文档从表面上看确实已经将思路转换成了系统的文字、表格和图表等信息等，但阅读时其结构常常呈现为隐性特征，平添种种麻烦。以Word文档为例，整体结构如不能显示在一个页面内（见图 1左），既不方便文档制作人借显性的状态条理思路，也不方便阅读、审核人以直观、清晰的方式查看文档。最关键的是，所有软件提供的与效率和质量相关的功能，均无法发挥作用！试想，在文档各页面的翻转过程中条理思路（如文章结构与内容的关联），是否会增加思考、审核甚至调整的负担？而且此类状态形成的麻烦，自然会让人有“做不完的工作”之感，甚至产生放弃的念头。

二、 明确文档制作的专业化目标

既然职场中人们制作和使用文档存在不专业问题，而且直接影响到自身的工作状态。那么改善的方法，自然就是通过专业的培训，以提升自身在文档处理方面达到专业的水平。

说到学习，职场人最稀缺的就是时间和精力。那么，如果希望在有限的时间内学到与自身需求最相关、最紧迫的内容，首要问题就是明确学习目标。针对文档处理工作，若要达到专业水平，需要在思维方法和技能应用两方面加以训练：

(一) 制作文档的目标（概念标准）

人们制作文档的目的，通常是希望将隐性、混沌的思想内容，以显性（固化）的文档形式加以呈现，从而方便人们在表达思想的过程中，满足受众认知、理解和记忆的要求。

按上述目标和文档的阅读规律，提供给阅读者的文章通常应具备以下三项基本要求，即：

文章的主题要明确、文稿的结构要清晰、内容的逻辑要通畅。

所以，“主题明确、结构清楚、逻辑通畅”就形成了评价文档呈现是否达标的基本要求。这样，才有助于文档阅读者快速认知、理解和记忆。

(二) 借Office或WPS（一类工具软件）制作文档的目标（形式标准）

通常是希望简化有规律且重复性的处理过程，使隐性的思路以显性的形式、灵活操控的状态呈现于电子文档间，从而方便文档的制作、审核、调整。

按上述目标和职场对电子文档的要求，电子文档的提交应具备以下三个环节，即：

文章的结构要求清晰、直观，文稿的版式要求规范、统一，文档的处理要求灵活、简单。

所以，“结构清楚、版式规范、操作便利”就形成了评价电子文档是否达标的基本要求。这样，才有助于文档制作人和使用者在直观、灵活、便利的环境下使用文档。

说明，出于“好文章永远都是改出来的！”规律，文档修改的过程若不直观、不方便、不灵活，就会给处理人平添麻烦，甚至放弃。为此，本文重点说明借助Office或WPS软件这一工具，能如何获得直观、方便和灵活的电子文档处理效果。以辅助明确学习目标并选择内容。

三、 什么是职场文档处理的专业化状态

下面，我们就以常用的三个办公软件为例，说明并对比一下人们的常规工作状态，与规范应用技能的差异。

(一) 用Word（或WPS文字）软件提升职业化文字表达能力

通常人们完成制作的Word文档如图 1左：

1.问题

虽然在文档中针对文章的结构，将各级标题用不同的修饰格式呈现出来了，试图将其显性化以辅助阅读。但是，通过Word（或WPS文字）软件的“文档结构图”（或“导航”）窗格却不能宏观、清晰地看到文章的整体结构（各级标题）它们还是以隐性的方式存在于各个页面之间。

所以，如果需要条理文章的思路、调整文稿的结构时，就必须在翻转页面的过程中进行操作，既不直观，又不方便。同时，在页面的翻转过程中，要想理清信息的关联（包括结构、内容和逻辑的关联），就会产生一定的障碍，其隐性特征明显增添了脑力的负担。

2.原因

造成上述文章思路条理之麻烦的主要原因，就是人们很少注意到Word软件提供的一组辅助工具。一个叫“文档结构图”（或“导航”）的窗格，一个叫“样式”窗格。所以才导致文章制作后，但结构和内容呈现的隐性化状态。

(1) 用好“导航”窗格，可以高效审核并简化文章结构的调整

如果在Word软件中打开“导航”窗格，其作用在于：

• 可以直观显示文稿的结构（即各级标题及层次关系），并且可以通过“折叠”和“展开”功能，直观查看文稿结构的宏观与微观状态，甚至通过“拖拉”操作可以快速、准确地调整结构间的逻辑关系，简单、直观、灵活。
• 可以通过单击“导航”窗格中某一标题的方法，快速切换到该标题对应的页面，这样就可以在既显示总结构“纲”的前提下，查看文章“目”的细节内容（见图 1右）。如此，宏观结构与微观内容同时显示的状态，将大大降低条理思路过程中由于隐性状态带来的麻烦，形成了提升思维效率的有效手段。

关于“导航”窗格这个工具，可以通过单击“视图”选项卡“显示”组内的“导航窗格”（或“文档结构图”）命令打开。

(2) 用好“样式”窗格，可以高效审核并简化文稿版式的规范统一

如果“导航”窗格中未能呈现文章的结构，通常情况是因为没有正确使用Word软件的另一个重要功能“样式”窗格。其作用在于：

• 可以直观审核文稿的版式是否规范统一。其标准为，样式表中只显示与本文稿排版相关的一组“样式名”（见图 2右），如一组“标题”、“正文”和“落款”的名称等。如果其中显示出“格式名”（没有明确含意且显示一组修饰参数的名称），则说明此文存在版式不规范现象。
• 在“样式”窗格中提供了一组简单、方便的版式控制工具。如更改某一样式名中的参数（修饰）后，全文所有同名段落（即运用过此样式名的段落），将自动修饰为统一并规范的格式。其最大的优势在于，可以通过批量处理的方法，避免了手工操作容易产生的丢三拉四现象，既快、又好。

• 如果在行文（主要是文稿修饰）的过程中，针对不同类型的段落（如：各级标题、正文等）正确使用了对应的“样式”名称（见图 1右），文章的整体结构将自然显示于“文档结构图”（或“导航”）窗格之内。

于是，“导航”窗格就成为行文过程中条理思路、控制结构的有效工具，而“样式”窗格也就成为行文过程中审核、控制文稿版式的重要工具。这些工具都可以帮助我们大幅度提升工作的效率，以及行文的质量，你使用了吗？

3.方法

针对上述人们使用Word（或WPS文字）软件的问题、产生的原因。为帮助大家解脱日常行文工作中那些简单、重复性过程，避免浪费更多的时间和精力，我们的方法就是通过相关培训，掌握文档制作的正确思路和Word工具的正确使用方法，以此提升这方面的基础工作素质。

目前课程主要针对上述最紧迫的学习需求，设置两方面的内容：

一是，建立结构化思维的模式，掌握思路条理的主要原则和方法，以提升思维效率。

二是，借行文软件将结构化思维模式，以简化的形式落实于具体文档的处理过程。将隐性的思维以显性的形式呈现于电子文档中，并掌握此类文档处理的主要工作技能，以提升文档制作与呈现的效率和质量。

其他Word（或WPS文字）软件应用的具体内容，将通过系统课程展开说明。如果有此需要，可索取课程大纲或约课。

(二) 借Excel（或WPS表格）软件提升职业化数字表现能力

通常情况下，人们用Excel制作的表格如图 3左。

1.问题

由于人们在制作电子表格时一般习惯于只考虑眼下最直接的需求，并没有针对管理者的管理目标去深入思考。例如，表格制作后是否还会在此基础上索取其他相关的信息？所以，很多时候人们制作的表格其实是一张“死表”（俗称“报表”）。

殊不知“报表”的制作目标，只为突出显示一组数据可呈现的某一特定管理侧面。然而，管理者通常还需要查看相关信息（即不同的侧面）。这时人们便发现，在“报表”的基础上进行后期处理十分艰难，费时、费力又麻烦。

以图 3左为例。该表格制作的初始目标是：按“年”、按“学科”查看每个学员（“姓名”）各年、各学科间考试“成绩”的对比关系。

如果，在此基础上想换个角度查看该组数据间的不同关系。即：按“学科”、按“年”，查看每个学员（“姓名”），各学科、两年间的“成绩”对比关系时。看似只是上表头结构产生了一点变化（上下换位），但却不能用简单的方法获得（即将上表头的两行直接换位），必须重新搭建表体的结构，二次输入数据，并重建汇总公式。这样就产生了一系列重复过程，费时、费力，还容易出错。

更有甚者，在增加新的管理需求时，人们常常会在这个基础报表上添加新的“字段”列，致使表格制作越来越“胖”，不但查看起来不方便，修改更加麻烦！

上述问题，其实都属于未遵循数据管理的规则所致。

数据管理的理论（或数学老师的规则）告诉我们：要想获得灵活万变的“报表”——终（以显性的方式呈现不同条件下的管理信息），则需要先规划出清晰的“表”结构——始（待管理的每一个项目，即表头字段及排列顺序）。

那么，制作之初你明确上述概念，或思考过上述规则吗？

另外，目前人们在制作电子表格的过程中，还常常会忽略数据的有效性和准确性问题。主要表现就是对数据的类型没有清晰的认识，而且随意输入！至少不明确文本型 / 数值型；原始型 / 加工型这四种数据类型在统计分析中的作用、特点，以及准确输入的把控要领。更有甚者，还有人会用“计算器”完成计算工作，再将结果填入电子表格的情况。

所有这些随意行为，以及这一系列看似细小的环节，必然为数据处理带来种种隐性的问题，形成使用中的困惑，比如应该计算的内容算不出来或计算错误，应当自动跟踪的数据不能同步等，甚至还会给数据的核对工作埋下许多不可见隐患。

2.原因

造成上述数据处理工作既麻烦，又不易达标的主要原因包括两项。一是忽略了表体结构的合理搭建与管理目标的密切相关性（未将管理工作与数学思维建立关联），二是忽略了数据输入有效性和准确性的把控，三是没有掌握Excel（或WPS表格）软件这一数据管理工具的正确使用方法。

(1) 按数据管理的规律合理搭建表体结构，是灵活信息的基本条件

俗话说得好，做好工作当遵循“以终为始”的基本原则。“终”虽为目标，但“始”的规划（从何起步，方向和方法等结构性问题）却直接决定着能否到达“终”。

在数据管理过程中，能否用最简单的方法，灵活地获得变化的管理信息（通常此类信息是以“报表”的表格形式呈现、提交），关键在于能否正确设定管理目标，并搭建合理的基础数据结构，即原始数据“表”的形式，其结构体现于“上表头”间（见图 3右）。

原来画着格线的“表格”，还存在着不同类型（如“表”和“报表”）。它们的制作目标不同，其表体结构也各有特点。关键是它们之间的逻辑关系是：因“表”这个“始”，才能通过“报表”获得灵活的“终”。反之则乱！那么，你在制表的过程中，是否遵循了这样的工作流程呢？

(2) 严控数据输入的有效性和准确性，是保证高质量提供信息的必要条件

随意的数据输入，必然会产生一系列不经意的隐性错误。既影响计算的过程，还不易查找跟踪。目前最常见的输入问题，就是分不清，也不控制数据的类型。

例如，文本型数据一般不参与计算过程，而数值类则必然参与。关键是，数值类数据在计算过程中还会存在不同的计算要求，所以呈现的类型也要求不同（如整数、小数、百分数，也包括日期等）。如果不经意的随手输入，格式不同也不过就是影响到阅读效果，但类型的错误将直接影响到计算的结果。

再比如，原始型数据一般只能手工输入，而且将来会成为数据监控的重点对象。但是，如果原本属于加工型的数据（所谓加工数据是指，凡可以通过计算获得的数据），在表格中用手工方式输入，就会形成数据链的“断点”，直接影响着电子表格的自动化应用状态，以及数据跟踪的简单化、直观化控制。可惜的是，有些人仍然习惯将加工型数据手工输入。如“年龄”、“日期”等。这样自然会有“总是做不完工作”的感觉了。

那么，你在制表的过程中，是否注意并掌握了有关数据输入的规则呢？

(3) 正确使用工具，才能获得高效率和高质量的预期

人类发明工具的目的在于改善质量并提升效率。但工具的使用特点具有明显的“双刃剑”特征（即正确使用事半功倍，反之则事倍功半！）。何为正确使用工具？当然就是遵循工具的开发规律（因果关系）。其实本质上就是工具所对应的行为规律。

如果针对图 3左的“报表”，我们在处理之初能考虑到该组数据的总体管理需求，以应对后续的变化管理。就应当在此“报表”的基础上，从中提取相互独立至穷尽的管理项目（也称为“字段”名称），以形成“表”结构的“字段列”，并按管理顺序（从左至右）排列形成“表头行”（见图 3右）。如：按“姓名”、按“年份”、按“学科”，管“成绩”。然后，就可以将具体的数据逐笔填写于“表头行”的下方，形成原始数据“表”结构的各个“记录行”。

数据管理的方法（或电子表格l软件工具）告诉我们：有一个叫“数据透视”的功能（也可理解为“报表生成器”的功能）。掌握了它的应用技能，就可以帮助我们快速、灵活地获得数据管理中不同角度的管理信息（“报表”），而且操作过程十分简单！

例如：我们用图 3右的原始数据“表”，借“数据透视”功能生成变化的“报表”（见图 4）。该电子“报表”以“字段名”的“按钮”形式，将所有管理项目变成可操控的工具。于是，通过“筛选”按钮可筛选资料并汇总统计；拖拉“字段”按钮可改变表体的结构（以查看同一组数据不同侧面的信息）；双击“汇总”按钮可以更换算法以获得不同管理目标等。甚至，还可以借助“数据透视”生成图表、子报表等。

正确使用工具，大大简化了传统画表和统计过程，其灵活程度远超常规想象。那么，为了效率和质量，你是否训练自己并掌握了工具的使用方法呢？

3.方法

针对上述应用问题和产生的原因，改善的方法与就包括：一是要重建正确数据处理理念，二是按规则输入有效的数据，三是训练工具的正确（科学的）的使用方法。

(1) 首先要建立正确的数据管理理念

即凡搭建表体结构前，请遵循“以终为始”的原则，先透过“报表”明确一下管理的目标，以确定初始的“表”体结构。才能避免南辕北辙的工作状态。。

(2) 其次要控制表格数据的输入（有效并准确）

即：凡能用“等于”号输入的数据，决不手工输入；凡能用“导入”功能的外部数据，坚决避免简单“复制”再“粘贴”的处理方法；凡可以“填充”的序列值，就不要手工逐一输入！为此，Excel软件均提供了优质工具，处理过程也既简单方便，又灵活好用。

(3) 正确使用Excel软件功能，才能简单、灵活地管理信息

一旦将管理问题与数学思维建立了关联，即可发现数据的管理规则与软件功能存在着密切的匹配关系，掌握其特点和操作方法，就可以获得简化实施规则的效果。

其他更深入的Excel（或WPS表格）软件的应用，我们将在系统课程中交流、探讨。

(三) 借PPT（或WPS演示）软件提升表达和呈现能力

通常人们完成制作的演示文稿如图 5左：

1.问题

虽然演示文稿页面漂亮光鲜，但是需要条理思路或审核文章结构时，只能在逐页翻转的过程中手工处理，所有软件提供的简化、自动化工具均不能发挥作用。例如：文章层次结构的父子关系设置（“升降级”功能）、内容的逻辑关系（“位移”功能），以及审核过程需要显示的宏观与微观状态（“展开/折叠”功能）等。

关键是，这些操作既不直观方便，也不易通过显性的状态建立结构间的关联（以辅助繁杂的思维过程）。而且需要为演讲过程设置控制环节时（例如：在幻灯片页面及结构间建立承上启下的超链接跳转等），也只能盲目操作，费时、费力。

由于各个幻灯片页面的标题没有使用PPT软件提供的“占位符”工具（即没有合理使用“版式”功能，见图 6），在文稿制作后，如果希望统一各幻灯片页面的格式时，也就只能手工、逐页处理了，不但费时、费力，还不易统一格式，导致整体版面格式的杂乱。更不用说套用“模板”以实现整套文稿自动化变更版式的功能了。

总之，由于演示文稿制作理念的差异，以及一系列不规范的工具使用习惯，使得原本就具有隐性特征的思维和工作过程更加隐性，平添出许多麻烦和重复性过程。难怪人们会感觉“有做不完工作的”的感觉了。

2.原因

从上述演示文稿制作和使用的问题可以看出，形成种种麻烦的主要原因包括三个方面，即：演示文稿的制作理念问题，有效表达和思路呈现是否结构化的问题，以及正确（科学性）使用软件工具的问题。

(1) 演示文稿的使用理念，决定着制作什么样的文稿

也就是说，演示文稿的制作或使用，首先是不是为了听众，目的在于辅助认知、理解和记忆。言下之意，就是要用听众可以理解的形式（包括语言、视觉、感觉等），讲我们的故事（思想、内容）。如果我们制作的演示文稿缺少利他性元素，给听众增加了负担，自然我们的演讲就不易达到预期的效果。

其次，演示文稿还要制作成辅助自己生动演讲的工具，以避免死记硬背的负担。言下之意，就是演示文稿除清晰的结构外，各幻灯片页面中还应当设计一些辅助讲解、展示、呈现、交流的元素及环节，而非“提词板”。这样才能减轻演讲人死记硬背的难堪。

总之，演示文稿的制作目的，一定要符合演讲和倾听的规律，才是有效的。

(2) 规划并搭建清晰的文稿结构，是演讲（表达、呈现）成功的基础

表达思想，本来就不是一件容易的事，更何况听众很可能就不是专家。所以，演讲者如果自己都说不清主题和结构，没有一个清晰的思路，又如何能面对众人而表述清楚呢？所以，在演示文稿制作的过程中，认真条理文稿的结构，就成为演讲成败的关键环节。然而，文稿最难不过条理结构。好在办公软件为此提供了一组简单、方便且直观的工具，你是否有效、科学地掌握了他们的使用？

(3) 充分利用幻灯片放映素材，是辅助倾听和演讲的重要环节

很多人在制作演示文稿的过程，因没有事先准备下生动的幻灯片放映素材（如：警句、图片、音视频、动画等），临时抱佛脚常常又找不到。情急之下就只好将内容用文字叙述，形成幻灯片页面显示大量的文字内容）。而这些文字是否组织得精炼先不提，它已经违背的听讲的规律，给听讲人添加了认知、理解和记忆的负担，还谈何效果。

3.方法

针对上述问题和原因，改善演示文稿的处理方法也就清晰了（见图 7）。

一是，在文稿规划的过程中，需要用结构化思维的模式，明确主题、规划结构，并理顺内容的逻辑关系（训练如何将思维的内容显性化）。

二是，借PPT（或WPS演示）工具，能简化繁杂的处理过程，以提升文稿制作的效率和质量，以保证后期调整的简单与灵活性（训练并掌握高效率和高质量的处理方法）。

三是，充分利用不同的幻灯片元素，增强演讲过程的表述、呈现能力（辅助提升演讲的能力）。

其他有关PPT（或WPS演示）软件的深入应用，将通过系统课程交流、探讨。

通过上述说明可以看出，正确使用Office类办公软件处理职场文档的工作时，不但可以简化日常工作中那些大量、重复性的过程，最关键的是，可以养成用科学方法使用工具的习惯，在提升工作效率的同时，改善文档处理的质量，使我们制作的各类电子文档既方便自己条理思路、审读和修改内容，也方便他人（阅读、审核者）通过文档获得所需，包括、方便认知、理解和记忆，包括阅读和审改等。

世间哪有不麻烦的事情？如何面对却是每个可以选择的。如果我们能用良好的心态对待麻烦，静下心来从麻烦中发现规律，于是就可以找到相应的简化麻烦的处理工具。如果我们再训练自己掌握此类工具的使用方法，被化解的麻烦就会形成自己人生的一个个经历，化解麻烦的过程，也将积累起自己成长的经验。

文档的处理活动，就是职场人需要面对的一种麻烦。所以，建议职场中凡从事与文档处理工作相关的人员，应当掌握一些基本的文档处理技能，并在此基础上借文档处理的技能养成良好的职业习惯以提升工作的基本素质，让自己达到一个职业化、专业化的水平。

本文建议：当今凡从事与文档处理相关的工作者们（或文人），如能掌握好一种文档处理的工具，才有利辅助自己更有效地表达思想。包括：高效率和质量地表达思路，同时也能降低思维和表达呈现的成本。

本培训机构（北京驿之友培训中心）提供相关专业化培训。yzyatc@163.com